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如何选择适当的会议场地。

发布于:2013-4-24 9:46:39 点击量: 文字:【】【】【

如何选择适当的会议场地会议的成败,场地的选择相当重要,应如何选择适当的会议场地,以下6个基本步骤都需考虑进去:
1.  确定会议目的。
2.  确定会议形态。
3.  决定实质上的需求。
4.  考虑与会者的期望。
5.  选择何种会议地点与设备。
6.  评估选择的正确性。

针对这6个步骤,兹将有关内容说明如下:

一、确定会议目的
大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的;少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动,如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望,因此在考虑场地前要先了解清楚。

二、选择会议场地的工作清单
先列好工作清单,知道你在选择场地时需要注意哪些事项,如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。
地区:
1.费用(成本)与便利性。
2.是否邻近机场。
3.轿车或出租车是否足够。
4.充足的停车空间。
5.如果需要,接送交通工具是否充足,费用情况。
环境:
1.当地有何观光点。
2.购物。
3.休闲活动。
4.天候状况。
5.环境是否良好。
6.餐厅。
7.当地治安是否良好。
8.社区经济状况。
9.当地给予外界的评价、过去会议举行情况。
10.当地会议局或观光旅游局支持与服务情况。
11.会议周边供应厂商的经验、设备是否足够,如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。
设备:
1.警卫人员与服务人员是否友好、做事效率如何。
2.大厅(lobby)是否整洁,吸引人。
3.报到处是否容易找到:
(1)是否有足够房间供工作人员使用。
(2)是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。
(3)接待处的人力是否足够。
4.当人数众多时是否有足够的电梯设备。
5.询问处是否全天候有人值班。
6.立即回复有关电话询问,尽速转送留言。
7.对客人的服务:
(1)药房。
(2)礼品店。
(3)柜台服务。
(4)保险箱。
8.舒适、整洁的饭店住房:
(1)家具是否完好。
(2)现代化冲浴设备。
(3)充足光线。
(4)足够的衣橱空间与衣架。
(5)烟雾警示器。
(6)火灾逃生资料是否清楚。
(7)冰箱和小酒吧。
(8)走道是否整洁,包括清洁人员是否尽速清理通道、烟灰。
(9)是否在每层楼有冰块和饮料。
(10)电梯服务。
(11)标准房与豪华房的大小。
(12)是否有特别楼层提供特殊服务。
(13)豪华套房的数量与形式,客厅、卧室尺寸和睡床类型的简介。
(14)订房的程序和方法。
(15)房间类别,如高楼层或低楼层,面海景或面山景。
(16)每一种类别的房间数。
(17)有多少房间数可以使用,如果需要,对早来晚走的与会者如何处理。
(18)会议房价与一般房价如何。
(19)何时能提供确定的会议房价。
(20)是否需要保证数量与订金。
(21)进房与退房的时间。
(22)什么时间取消已预订的房间。
(23)付款方式。
(24)接受哪几种信用卡。
(25)万一取消订房,退款方式为何。
会场空间(meering space)
1.会议室尺寸(面积)。
2.当会议室做不同座位安排时,其容量如何。
3.会议室隔音设备是否良好。
4.电源开关、冷暖气控制是否单独分开。
5.会议室的音响效果,是否有良好音响系统。
6.固定设备如黑板、银幕和家具。
7.障碍物如圆柱。
8.视听设备:
(1)视听效果,是否后座的人可以看到银幕。
(2)会议室天花板高度。
(3)是否有装饰灯架。
(4)装饰的镜子是否会反光。
(5)是否有窗帘遮住窗户光线。
(6)电源控制位置。
9.火灾逃生口。
10.公共区域是否整洁。
11.相同性质的会议室是否在同一层楼或分在不同楼层举行。
12.房间和公用电话是否很方便。
13.洗手间数量、位置,是否干净。
14.衣帽问数量、位置。
15.其他服务:
(1)足够空间放置家具和器材。
(2)良好光线。
(3)很容易让与会者找到。
(1)足够的电源插座。
(2)安全性。
16;设备:
(1)桌子:
①1.83米宽x 2.44米长。
②一般教室桌宽38.1~45.7厘米。
(2)椅子:舒适并适合较长会议使用。
(3)舞台:
①不同高度的舞台
②有地毯和铺裙边的舞台。
(4)讲台:
①站立式讲台。
②有灯光的讲台。
(5)黑板和布告栏。
(6)指示架。
(7)废纸篓与垃圾桶。
(8)照明灯与辅助灯设备。
(9)灯光控制盘。
(10)报到台。
(11)麦克风。
餐饮服务
1.公共区:
(1)清洁与外观。
(2)备菜区是否干净。
(3)在最忙时段是否有足够人力。
(4)工作人员态度。
(5)有效、快速的服务。
(6)各式菜单。
(7)价格范围。
(8)预订的方式(reservation policy)。
(9)是否可能增加食物放置区域(如走廊)作为早餐或简单午餐的场地。
2.  大型活动:
(1)费用(成本)。
(2)创意性。
(3)质量与服务。
(4)多样菜单。
(5)税和小费。
(6)在活动前要求涨价。
(7)特别服务。
(8)特制菜单。
(9)提供主题宴会(theme party)的建议。
(10)独特的茶点。
(11)素食和节食者的食物。
(12)餐桌布置。
(13)舞池。
(14)宴会桌的尺寸。
(15)8人座/10人座。
3.店的规定:禁止服务时段。
4.现金交易酒吧规定
(1)调酒师费用和最低计费小时。
(2)出纳人员费用。
(3)点心价格。
(4)保证数量规定。
(5)何时需要提供保证数量。
(6)准备的份量超过保证,数量的最大极限。

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